Evenementvoorbereiding

Wat leuk dat je jouw event bij ons organiseert! Om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt, hebben we hieronder een overzicht samengesteld van wat je kunt verwachten op de dag zelf:

Bij aankomst

We vragen je om minstens 20 minuten voor aanvang aanwezig te zijn. Zo kunnen we je rustig rondleiden en uitleg geven over de ruimte en apparatuur.

Faciliteiten

  • Twee middelgrote koelkasten – voor opslag van eten en drinken.
  • AV-apparatuur – twee handheld microfoons, twee headsets en één presentatiemuis (clicker).

Waar wij je mee helpen

  • Receptie-ondersteuning – Ons team verwijst jouw deelnemers/studenten naar de juiste ruimte.
  • Technische ondersteuning – We helpen je met het instellen van de schermen, geluidsinstallatie en andere apparatuur. Je krijgt een korte demo van het systeem.
  • Muziek – Tot 17:00 uur verzorgen wij achtergrondmuziek. Daarna kun je je eigen apparaat aansluiten via USB-C.
  • Keukenbenodigdheden – Je mag gebruik maken van onze borden, bekers, glazen en bestek. Graag wel na afloop in de vaatwasser plaatsen.
  • Kleine fotografieverzoeken – Heb je snel een foto nodig? Vraag gerust hulp aan ons team.
  • Afsluitinstructies – Loopt jouw evenement na 17:00 uur door? Dan leggen we uit hoe je zelf kunt afsluiten.
  • Gratis koffie en thee – Zelfbediening gedurende de hele dag om fris en scherp te blijven!

Wat wij aan jou overlaten

  • Opruimen – Wij zorgen voor de dagelijkse schoonmaak, maar we vragen je om gebruikte materialen op te ruimen. Zet alle afwas in de vaatwasser en sorteer eventueel gebruikte cateringmaterialen (zoals verpakkingen en bestek) en zet ze klaar voor ophaling
  • Catering – Deze regel je zelf via , de huiscateraar van de ÀÖÓãºǫ́.
  • Knutselmaterialen – In de Workshop Room is een beperkte voorraad papier, karton, stof, verf enz. beschikbaar. Heb je meer nodig? Neem dan zelf extra mee voor jouw deelnemers.

Belangrijke aandachtspunten

  • Laat de ruimte achter zoals je hem aantrof – Zet tafels en stoelen terug, maak whiteboards schoon, en plaats servies en bestek in de vaatwasser.

  • Gebouwuren – Het Vening Meineszgebouw sluit om 20:00 uur. Zorg dat je vóór die tijd vertrekt. Het Playground-team is aanwezig tot 17:00 uur. Na dat tijdstip sluit je zelf af (we leggen uit hoe).

  • Toegang na 17:00 uur – De hoofdingang gaat op slot. Als iemand na dat tijdstip naar buiten gaat (bijv. naar het toilet), moet iemand in de foyer blijven om hen weer binnen te laten.

Extra hulp nodig?

  • Catering: 

  • Schoonmaak: 

  • Foto/video: Je mag zelf een fotograaf/videograaf regelen. We hebben eerder gewerkt met .

Vragen of iets extra’s nodig? Mail ons gerust via playground@uu.nl

We kijken ernaar uit je te verwelkomen!